Sämtliche Aktionspläne haben eine ähnliche Struktur und zwar unabhängig, ob es sich dabei um Pläne zur Eindämmung, Korrektur, Prävention oder um korrektive Aktionspläne handelt. Jeder dieser Aktionspläne beinhaltet die folgenden Phasen:  

1. Erstellung des Aktionsplans. 

2. Freigabe des Aktionsplans (Optional. Kann auch nach Bedarf konfiguriert werden.) 

3. Ausführung des Aktionsplans.

4. Durchführung von Effektivitätsprüfungen (Optional. Kann auch nach Bedarf konfiguriert werden.) 

5. Schließen des Aktionsplans.

Für jede Ausführungsphase eines Aktionsplans kann ein anderes Team die Verantwortung tragen. Für jede Phase kann ein anderer Benutzer oder eine andere Benutzergruppe ernannt werden. Diesen werden dann jeweils Benachrichtigungen gesendet, sobald eine neue Phase im Lebenszyklus der Abweichung beginnt. Sie können auch Eskalationsmitteilungen senden, wenn eine Phase nach einer bestimmten Zeitspanne immer noch nicht abgeschlossen ist (wird an alle Verantwortlichen und zusätzlich an beliebig viele weitere Personen versendet). 

Sie können auch für unterschiedliche oder, falls gewünscht, für alle Phasen eines Aktionsplans einen Freigabeprozess konfigurieren. Der Freigabeprozess wird eingeleitet, wenn die betroffene Phase abgeschlossen wurde. Bevor Sie den Freigabeprozess nicht abgeschlossen haben, können Sie nicht mit der nächsten Phase des Aktionsplans fortfahren. 

Der Aktionsplan selbst wird von Benutzern erstellt. Die Struktur besteht einfach aus einer oder mehreren Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen (die Aufgaben können in beliebiger Reihenfolge abgearbeitet werden). Jede Aufgabe kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden und es können Fristen gesetzt werden, binnen derer die Aufgaben erledigt sein müssen. Den jeweiligen Benutzern können Benachrichtigungen geschickt werden, sobald der ganze Aktionsplan genehmigt wurde. Sie können auch Eskalationsmitteilungen senden, wenn eine Phase nach einer bestimmten Zeitspanne immer noch nicht abgeschlossen ist (wird an die verantwortlichen Benutzer versendet).   

Wie bei einem Aktionsplan kann auch eine Aufgabenliste an die Effektivitätsprüfungen in einem Lebenszyklus zugeordnet werden. Diese Aufgaben dienen als Checkliste und haben identische Funktionen wie die Aufgaben in der Ausführungsphase. 

Wenn die Effektivitätsprüfung ergibt, dass die korrektive Maßnahme wirkungslos ist, muss der korrektive Aktionsplan gelöscht werden, ehe er abgeschlossen werden kann. In der Regel wird ein neuer korrektiver Aktionsplan erstellt und mit derselben Ursache verknüpft wie der vorhergehende. 

Die Aufgaben eines Aktionsplan als abgeschlossen markieren 

Um eine zugewiesene Aufgabe im Fenster Abweichungen als abgeschlossen zu markieren, klicken Benutzer in der Clientanwendung Produktion auf die Schaltfläche Abweichungen im Bereich Erweiterte Funktionen.  

Ein Dokument an einen Aktionsplan anhängen

Benutzer können an Aktionspläne und individuelle Aufgaben in dem Plan Dokumente anhängen. Um Dokumente an Aktionspläne und individuelle Aufgaben im Fenster Abweichungen anzuhängen, können Benutzer in der Clientanwendung Produktion auf die Schaltfläche Abweichungen im Bereich Erweiterte Funktionen klicken. 

Einen Aktionsplan überschreiben

In einigen Fällen kann die Ursachenanalyse zu dem Ergebnis kommen, dass weder korrektive noch präventive Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Sollte in diesen Fällen ein korrektiver Aktionsplan zwingend vorgeschrieben sein, kann nur ein Benutzer, der in der Abweichungsvorlage als Vorgesetzter bestimmt worden ist, die Abweichung mittels Überschreiben ausschließen.